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work@home

Grâce aux outils de communication actuels et à la technologie, le travail à la maison peut plus facilement se démocratiser et vous aider à être presque aussi efficace qu'au bureau. Chez techniConcept, nous travaillons régulièrement en mode work@home ou chez le client. Nous vous offrons différents conseils et outils. 

Pour cela, plusieurs sujets sont à prendre en considération:

  • Communication
  • Atteignabilité
  • Outils à disposition
  • État d'esprit

Communication

C'est évident : la communication directe, de personne à personne, est plus efficace que par média interposés. Cependant, que cela soit un choix ou une décision imposée, la technologie doit être au service de nos relations.

Atteignabilité

Le work@home ne signifie pas vacances: c'est avant tout du "work" ! Par conséquent, chacun-e, employé-e comme manager, se doit donc d'être atteignable pour les échanges, indispensables à la réussite des projets en cours.

Outils à disposition

Les outils pour travailler à distance ne manquent pas. Certains seront plus adaptés à certains usages et d'autres à des besoins totalement différents. 

Voici quelques outils que nous avons expérimenté et/ou que nous utilisons avec leurs spécificités :

 
  Domaine
 
  Outil Remarque
Vidéoconférencezoom.us

Fonctionne très bien

  • Vidéo à plusieurs
  • Partage d'écran
  • Prise d'écran à distance

Au début de la conversation, un peu de temps est pris par l'outil pour que le son et la vidéo s'enclenche, mais pas grâve

VidéoconférenceSkypePas mal buggé, de grosses latences et coupures
VidéoconférenceMeet (Google)

Fonctionne bien en apparence, mais:

  • Qualité pas convaincante
  • Coupures fréquentes
Echanges générauxSlack

Plus sécurisé que WhatsApp pour les échanges professionnels

Nous l'utilisons tous les jours pour les échanges:

  • En direct, de personne à personne
  • Via des groupes (un peu comme sous WhatsApp), par projet
Outils collaboratifsInfomaniak kDrive

Outil relativement récent mais prometteur

Partage de:

  • Documents
  • Feuilles de calcul
  • Présentations
Outils collaboratifsGoogle Drive

Outil éprouvé pour le partage de:

  • Documents
  • Feuilles de calcul
  • Présentations
Partage de fichiersInfomaniak
swisstransfer.com

Outil Suisse pour le transfert de gros fichiers

On parle de commerce local, c'est l'évidence par rapport à WeTransfer !

Durant la situation actuelle de crise dû au Coronavirus, Infomaniak a augmenté à 500 le nombre de transferts par jour (cette limite bloquait les entreprises qui utilisent un VPN).

 

Une suggestion ?

Etat d'esprit

 

  • Conseil n°1 : autant que vous le pouvez, aménagez-vous un espace dédié exclusivement au travail. Même petit, il est essentiel pour la tête de pouvoir quitter son lieu de travail le soir et avoir une séparation, même symbolique, entre travail et maison.
  • Conseil n°2 : imposez-vous des horaires. On est à peu près tous aux 35h (ok, 45h), et on peut se dire qu'on les répartit comme on veut dans la semaine. "Vive la flexibilité". Erreur ! Pour la même raison, le soir, le WE, devraient être pour votre temps libre.
  • Conseil n°3 : habillez-vous. Ca peut paraître bête, mais on serait tenté de rester en pyjamas quand on a pas à croiser ses collègues ni à sortir. Mais cela participe à cette fameuse coupure travail-maison. Vous auriez du mal à dormir habillé, vous aurez donc du mal à travailler de manière efficace en caleçon. 
  • Conseil n°4 : téléphonez, skypez, Zoomez. Vous allez vous sentir bien seul(e) chez vous. N'hésitez pas à écrire et à parler même si ça n'a pas la chaleur d'un contact humain (ça a été trop longtemps mon erreur principale, homme d'IRC et de MSN Messenger que j'étais). Maintenez le plus possible le contact au travers des différents outils.
  • Conseil n°5 : faites attention à votre manière d'écrire. Certaines personnes ne comprennent pas l'ironie ou l'humour sans smileys. D'autres ne savent pas écrire "merci", "stp", ... tout ce qui passe d'habitude par la voix, le regard, le sourire, doit passer dans vos mails, Slack, & co.
  • Conseil n°6 : sortez. Ce n'est pas toujours simple, mais si vous pouvez sortir prendre l'air ne serait-ce qu'une heure par jour, faites-le. S'aérer le corps c'est s'aérer l'esprit, on gagne ensuite en concentration, lucidité, énergie...
  • Conseil n°7 : mettez-vous d'accord sur la méthode de suivi des travaux avec vos supérieurs et vos collègues. On tombe vite dans le "je mets en copie Machin ou Truc pour qu'il voit que je bosse". Un bon management passe par la confiance et un bon suivi.
  • Conseil n°8 : Hiérarchisez les moyens de communication. Par exemple, chez techniConcept :
    • Téléphone = urgent et important
    • SMS ou équivalent = plutôt urgent, mais moins important
    • Mail = pas urgent ou complexe
    • Visio = réunion de travail
    • Slack, Mattermost,...= discussion asynchrone ou small talk
  • Conseil n°9 : faites attention à votre moral et à celui des autres. Certaines personnes vivent très bien le fait d'être seules toute la journée, d'autres le vivent mal. Si qqun ne communique plus autant et se met en retrait, ça peut être le signe d'un risque de dépression.
  • Conseil n°10 : si vous n'avez pas de chat, adoptez un chat. On peut pas télétravailler sans chat.

Sources: https://www.rts.ch/info/suisse/11164739-conseils-pour-un-teletravail-efficace-impose-en-raison-du-coronavirus-.html, https://twitter.com/gchampeau/status/1238200706844233728

Conseil pour les vidéos-conférences

  • Coupez votre micro lorsque ce n'est pas à vous de parler
  • Si vous êtes dans une vidéos-conférence avec beaucoup de participant et que vous devez faire un autre appel ou quitter la conférence, écrivez dans le chat. C'est moins dérangeant pour les autres participants
  • Prévoyez d'avoir une personne qui écoute uniquement et prend des notes. Ainsi, les autres participants peuvent se concentrer sur les tâches à accomplir.
  • And thanks our friend Carolina for those precious tips !!!

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